KARMAN

Investigasi adalah Upaya penelitian, penyelidikan, pengusutan, pencarian, pemeriksaan an pengumpulan data, informasi, dan temuan lainnya untuk mengetahui/membuktikan ebenaran atau bahkan kesalahan sebuah fakta yang kemudian menyajikan kesimpulan atas rangkaian muan dan susunan kejadian. Didalam konsep system investigasi kesenjangan perbedaaan (gap) antara tujuan system dan kondisi sistem yang sebenarnya, dengan pengertian lain kenapa system gagal untuk mencapai tujuan sistem yang telah ditentukan sebelumnya.Dengan investigasi, seorang analis akan lebih memahami masalah dan alur sistemnya lebih mendalam,meskipun dalam detect problem sudah diketahui permasalahannya tetapi masih menggambarkan garis besarnya saja. Banyak laporan dalam deteksi masalah mungkin tidak benar-benar nyata atau tidak dapat dipecahkan.
Banyak laporan dalam deteksi masalah mungkin tidak benar-benar nyata atau
tidak dapat dipecahkan. Hal tersebut mungkin dikarenakan :
a. Tujuan yang terlalu ideal sehingga sulit atau mungkin tidak akan tercapai.
b. Sistem tidak dapat dikembangkan karena kekurangan sumberdaya, sikap atau keduanya.
c. Pengukuran sistem yang tidak akurat.
d. Pernyataan tujuan sistem yang sudah ketinggalan (statement of goals is dated).
e. Kesenjangan antara sistem yang ideal dan sistem saat ini sifatnya
sementara (the gap between the ideal and the current system is temporary
and will decrease given patience).

Dalam tahap problem solving, sebaiknya memberikan penjelasan tentang :
1. Penjabaran kondisi sistem yang berjalan melalui kegiatan investigasi
secara rinci.
2. Mendapatkan konsensus sistem yang ideal.
3. Mengembangkan beberapa alternatif untuk mengurangi perbedaan (gap)
antara sistem yang ideal dengan sistem yang sedang berjalan.
4. Memilih alternatif yang terbaik dan menjualnya ke manajemen.
Dari tahapan di atas sangat lama dijalani dan termasuk biaya yang dibutuhkan. Tujuan dari investigasi adalah untuk memantapkan atau menunjukkan masalah yang sebenarnya terjadi disamping sebagai cara seorang analis untuk mengerti sistemnya secara mendalam.
Kendala dalam sistem investigasi
Dalam melakukan investigasi terdapat beberapa hambatan atau kendala yang
akan terjadi , diantaranya masalah :
1. Waktu Analis kekurangan sumber daya (resource) waktu, sehingga hanya melakukan
sebagian kegiatan investigasi. Biasanya waktu berhubungan dengan masalah
biaya yang dibutuhkan.
2. Biaya Seringkali biaya yang dikeluarkan berhubungan dengan lamanya waktu untuk
kegiatan investigas, sehingga manajemen akan memberikan batasan biaya.
3. Ilmu pengetahuan Manager sistem informasi cenderung menyuruh analis
yunior yang belum memiliki keahlian teknis atau pengetahuan yang cukup,
sehingga akan berdampak pada hasil investigasi yang kurang mendalam,matang
atau lengkap.
4. Politik Manajemen atau pihak-pihak tertentu mungkin menyebarkan isu-isu yang
tujuannya untuk menghambat kegiatan investigasi.
5. Campur tangan Adalah terdapatnya pihak-pihak yang berusaha campur tangan
atau mengatur
dalam kegiatan investigas sehingga akan menganggu atau menimbulkan
kekacauan.

Rekomendasi
Hasil dari investigasi adalah sebuah rekomendasi, yang salah satunya adalah
sebagai berikut :
1.Tidak mengambil tindakan apapun karena tidak ditemukan masalah. Hal tersebut dapat terjadi karena masalahnya dibuat-buat sehingga pada saat dilakukan investigasi masalah- masalahnya tersebut tidak terjadi atau tidak ditemukan.
2. Melakukan pemeliharaan sistem untuk masalah-masalah yang kecil. Pemeliharaan sistem yang dilakukan setiap hari (periode pendek) akan membantu meminimalkan masalah.
3. Meningkatkan kemampuan atau ketrampilan pemakai didalam menjalankan atau menggunakan sistem informasi.
4. Mempertimbangkan untuk modifikasi sistem secara total, sehingga perlu pemikiran untuk menggantinya dengan sistem yang baru.
5. Menempatkan masalah yang terjadi kedalam rencana pengembangan sistem yang segera dilakukan.

Taktik Investigasi
1. Dengarkan, jangan mengurui (listen, do not lecture).Jika anda tahu semua jawaban, pasti anda tidak akan melakukan investigasi. Sehingga dalam kegiatan investigasi sebaiknya memberikan waktu yang cukup bagi pihak manajemen atau pemakai untuk menjelaskan secara lengkap dan jelas dan analis sistem jangan terlalu mendominasi pembicaraan.
2. Jangan memberikan pemecahan awal terhadap masalah (do not presolve the problem). jangan berusaha menunjukkan pemikiran untuk memecahkan masalah, sebelum seluruh kegiatan investigasi selesai dilakukan, sehingga menghindari solusi-solusi yang sebagian-sebagian.
3. Membandingkan cerita (compare stories). Berbeda orang berarti berbeda pandangan terhadap masalah yang sama, sehingga perlu melibatkan supervisor dan bawahan dalam memberikan pandangan masalah secara jelas dan dapat dipercaya.
4. Perhatikan masalah inkonsistensi logikal (probe for logic inconsistencies). Inkonsistensi logikal adalah penghentian flow data dimana data tersebut hilang, atau secara tiba-tiba muncul data tertentu.

Beberapa hal yang berhubungan dengan masalah ini :
* Ada data masukkannya tetapi tidak ada outputnya (black hole).
* Ada keluaran (output) tetapi tidak ada data masukannya (miracles).

Teknik Investigasi Meliputi Kegiatan :
a.Secara langsung (direct (internal) probes) yaitu untuk mengetahui secara langsung apa yang terjadi dalam lingkungan pemakai.
Terdapat tiga teknik untuk melakukan investigasi langsung yaitu:
• Kuesioner (questionnaires).
Teknik ini sangat tepat, apabila dalam investigasi memiliki kendala waktu dan biaya.Hal terbaik dari kuesioner adalah sebagai dokumen yang dapat menunjukkan perbedaan-perbedaan yang terjadi pada responden.
• Tanya jawab (interview).
Kegiatan ini membutuhkan waktu dan keahlian khusus. Tidak semua orang dapat melakukan tanya jawab dengan sukses. Kendala yang dihadapi adalah waktu dan keahlian khusus.
• Pengamatan (observation).
Merupakan internal probe yang kuat (a powerful internal probe). Duduk bersama dengan pemakai sistem dengan melakukan pengamatan dengan pertanyaan yang lebih spesifik. Setiap pertanyaan mungkin akan dapat menunjukkan pemecahan masalah misterius.

b. Secara tidak langsung (indirect (external) probes)
Kegiatan yang dapat dilakukan dengan cepat dan tidak kelihatan dari operasional personel, sehingga dapat mengetahui sisi luar atau sesuatu yang disembunyikan dari komunitas pemakai. Kegiatan ini akan mendominasi pada awal kegiatan SDLC, selanjutnya internal probe untuk memperdalam.

•Aliran prosedur (procedure flow).
Gunakan system flowchart untuk menelusuri jalannya informasi sebagai penjelasan prosedure operasinya. Apabila ada permasalahan diprosedur, masalah tersebut mungkin akan timbul dalam operasional yang sebenarnya.
•Mempelajari dokumen (document review).
Adalah dengan mendapatkan dan mengumpulkan dokumen-dokumen penting (critical document). Dokumen seringkali menjadi penyebab masalah.
• Sampel (sampling).
Mungkin anda membutuhkan informasi dari para vendor billing yang telah memberikan diskon pada saat pembayran, karena perusahaan kehilangan uang saat diskon tidak diberikan ketika terjadi penundaan pembayaran.
• Tabular (Tabular tools)
Disebut juga matrix, yaitu daftar cek (checklists) untuk menemukan perselisihan (discrepancies) dalam alur transaksi

REQUIREMENT ANALYSIS

Tahap requirement analysis adalah tahap interaksi intensif antara analis sistem dengan komunitas pemakai sistem (end-user), dimana team pengembangan sistem menunjukkan keahliannya untuk mendapatkan tanggapan dan kepercayaan pemakai, sehingga mendapat partisipasi yang baik.Merupakan pekerjaan sulit untuk mendapatkan kesepakatan (skeptical) pemakai tentang kebutuhan mereka dari sebuah sistem informasi, karena mungkin pemakai mengalami kegagalan sistem informasi sebelumnya.

Dalam melakukan tahap ini akan dicapai 4 tujuan, yaitu :
a. Menjelaskan sistem saat ini secara lengkap.
b. Menggambarkan sistem informasi yang ideal.
c. Membawa sistem informasi yang ideal ke kondisi saat ini dengan
memperhatikan kendala sumber daya.
d. Memberi dorongan terhadap keyakinan pemakai kedalam team pengembangan
sistem.
Metode kebutuhan analisis
Perlu pemilihan metode pengumpulan data yang tepat selama melakukan requirement system. Metode tersebut adalah interviews, questionnaires, observation, procedure analysis, dan document survey.

Setiap metode akan dijelaskan secara mendalam sebagai berikut :
Tanya jawab (Interviews)
1. Keuntungan metode.
• Pewawancara dapat mengukur respon melalui pertanyaan dan menyesuaikannya
sesuai situasi yang terjadi.
• Baik untuk permasalahan yang tidak terstruktur, seperti mengapa anda
berpikir hal ini dapat terjadi ?.
• Menunjukkan kesan interviewer secara pribadi.
• Memunculkan respons yang tinggi sejak penyusunan pertemuan.
2. Kerugian metode.
• Membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit.
• Membutuhkan pelatihan dan pengalaman khusus dari pewawancara.
• Sulit membandingkan laporan wawancara karena subyektivitas alamiah.

Beberapa faktor penting dalam interview yang baik, yaitu
-Objectives
-Audience
-Format
-Weighting and combining responses
-Docummentation.

Kuesioner (Questionnaires)
1. Keuntungan metode.
• Murah dan cepat dari pada interviews.
• Tidak membutuhkan investigator yang terlatih (hanya satu ahli yang
dibutuhkan untuk mendesain kuesioner untuk end-user yang terpilih.
• Mudah untuk mensintesis hasil sejak pembuatan kuesioner.
• Dengan mudah dapat meminimalkan biaya untuk semua end-user.
2. Kerugian metode.
• Tidak dapat membuat pertanyaan yang spesifik bagi end-user.
• Analis melibatkan kesan sehingga tidak dapat menampakkan pribadi
end-user.
• Tanggapan yang rendah karena tidak adanya dorongan yang kuat untuk
mengembalikan kuesioner.
• Tidak dapat menyesuaikan pertanyaan ke end-user secara spesifik.
Observasi (Observation)
1. Keuntungan metode.
• Mendapatkan fakta records daripada pendapat (opinion).
• Tidak membutuhkan konstruksi pertanyaan.
• Tidak menganggu atau menyembunyikan sesuatu (end-users tidak mengetahui
bahwa mereka sedang diamati).
• Analis tidak bergantung pada penjelasan lisan dari end-users.
2. Kerugian metode.
• Jika terlihat, analis mungkin mengubah operasi (end-user merasa diamati).
• Dalam jangka panjang, fakta yang diperoleh dalam satu observasi mungkin
tidak tepat (representative) dalam kondisi harian atau mingguan.
• Membutuhkan pengalaman dan kehlian khusus dari analis.
Prosedur analisis (Procedure Analysis)
1. Keuntungan metode.
• Evaluasi prosedur dapat dikerjakan dengan campur tangan (interferences)
yang minimal dan tidak mempengaruhi operasi pemakai.
• Prosedur aliran dapat dapat menjadi sebuah struktur checklist untuk
melakukan observasi.
2. Kerugian metode.
• Prosedure mungkin tidak lengkap dan tidak -up to date lagi.
• Mempelajari bagan aliran dokumen membutuhkan waktu dan keahlian analis.
Pengamatan dokumen (Document Survey)
1. Keuntungan metode.
• Meminimalkan interupsi dari fungsi operasionalnya.
• Permulaan elemen kamus data.
• Seringkali, dapat mempertimbangkan modifikasi major procedural.
2. Kerugian metode.
• Membutuhkan waktu yang cukup (terdapat organisasi bisnis yang mengalami
kebanjiran dokumen dan laporan).

Kendala sumber daya
A. Waktu
Kendala waktu ini dapat mempengaruhi analis untuk mempertimbangkan inovasi teknologi yang tidak mungkin dioperasikan dalam waktu yang singkat. Oleh karena itu perlu membutuhkan waktu yang cukup supaya memiliki kelonggaran waktu sehingga dapat membuat alternatif yang paling baik.
C. Uang
Sistem informasi yang ideal akan membutuhkan biaya yang mahal, sehingga membutuhkan pendanaan yang cukup.
C. Keahlian.
Staff sistem informasi mungkin tidak memiliki pengetahuan atau pengalaman yang cukup masalah telekomunikasi Perusahaan dapat mengkontrak konsultan untuk menambah kemampuan mendesain. Hal ini nantinya akan diperhadapkan pada kendala biaya yang dikeluarkan untuk tenaga konsultan.
D. Teknologi.
Kebutuhan teknologi mungkin akan menjadi masalah utama dalam mendukung kerja sistem, sehingga perlu memperhatikan perkembangan teknologi terus-menerus, yang konsekuensinya terjadi pengeluaran biaya yang
E. Faktor ekternal.
Banyak kendala yang datang dari luar setting design, seperti pencegahan menggunakan teknologi eksotik (exotic of technologies), mencegah memelihara data lokal dalam sebuah sistem database pusat, dan sebagainya.


GENERATING SYTEMS ALTERNATIVES

Bagaimana cara mendekatkan kondisi sistem saat ini dengan kondisi sistem yang ideal?
•Membuat alternatif untuk memecahkan masalah sistem informasi
•Alternatif terbaik tersebut diterapkan secara bijaksana
Distributed versus centralized processing
Saat ini, ada kecenderungan terjadi perubahan keputusan informasi dari centralized data processing ke decentralized end-user responsibility centers.Dalam lingkungan proses terdistribusi, end-user memutuskan peralatan,implementasi dan prioritas pengembangan.
Di bagian lain terdapat pertumbuhan jumlah end-user yang masuk ke dunia komputer. Mereka mencoba teknologi terbaru tanpa memperhatikan biaya, dan resiko. Tanpa keahlian, perancang sistem akan berada dalam lingkungan konservatif
Integrated versus dispersed databases
Ketika organisasi menggunakan sistem database tersebar, perancang sistem mempunyai pilihan pertimbangan tentang file apa saja yang termasuk dalam database dan data apa saja yang masuk dalam file. Integrated database ditangani oleh administrator database yang memelihara semua kontrol data storage, access dan modification.

Surround strategy of system development
Strategi pengembangan sistem adalah penting karena banyak perusahaan mempunyai tumpukan (backlog) dari sistem baru yang dirancang dan kondisi sistem yang sedang dimodifikasi. Strategi ini mengijinkan perancang sistem menggunakan perbedaan bahasa program dan menjalankannya pada komputer yang berbeda untuk sebuah sistem kompatibilitas penuh (a totally compatible system). Lingkungan sekitar strategi sangat penting dalam masalah
pengambilalihan perusahaan, dimana satu perusahaan mendapatkan perusahaan lain dan mungkin sistem informasinya tidak kompatibel dengannya (berbeda).

Pilihan Taktik
Dilakukan sebelum pilihan perancangan operasional
Pilihan Perancangan Operasional
Pilihan perancangan dapat dikelompokkan kedalam
Input
Online Vs Off Line Data Entry
Keyed Vs Machine Readable Data Entry
Centralized Vs Decentralized Data Entry
Processing
Batch Vs Realtime record update
Sequential Vs Direct Access to records
Single Vs Multiple User update of records
Output
Traditional Vs Turn Around Documents
Structured Vs Inquiry based reports
Taktik membandingkan (comparison tactics)
Sistem dibandingkan berdasarkan biaya dan keuntungan secara relatif. Biaya adalah kebutuhan pembayaran untuk perancang dan pengoperasi sistem informasi.Keuntungan adalah nilai atau kondisi tambahan sebagai hasil implementasi sistem informasi. Hal-hal tersebut termasuk mengurangi tingkat kesalahaan (error rates), meningkatkan penjualan (increased customer sales), dan mempercepat waktu respon. Keuntungan merupakan sesuatu yang sulit diukur karena bersifat kualitatif (bukan berupa angka hanya deskriptif saja).Meningkatkan kepuasan konsumen dan mengurangi perlawanan pemakai (end-user resistance) adalah keuntungan kualitatif. Keuntungan adalah kesempatan untuk meningkatkan (memperbaiki) keuntungan perusahaan.
Ada tiga cara satu sistem (A) dapat lebih unggul dibanding sistem lainnya (B).
1. Mempunyai biaya yang rendah dibanding B, dan kedua sistem mempunyai
keuntungan sama.
2. Mempunyai biaya yang rendah dibanding B, dan A juga mempunyai keuntungan
yang lebih banyak dibanding B.
3. A dan B mempunyai biaya yang sama, tetapi A mempunyai keuntungan yang
lebih banyak.

Ada 4 metode yang biasa digunakan untuk membandingkan dua atau lebih
sistem informasi, yaitu :
a. Break-even analysis (BEP)
b. Payback period
c. Discounted payback period
d. Internal rate of return (IRR).
Kategori biaya
Pada dasarnya biaya dibagi dalam kategori :
a. Hardware : mainframe, minicomputers, microcomputers, dan peripheral
equipment.
b. Software : systems, utility, and application software.
c. People : analysts, programmers, operators, data entry personnel
d. Supplies : paper, tapes, disk
e. Telecommunications : modem, local area network cabling, multiplexors,
front-end processors
f. Physical site : air conditioning, humidity control, security
Nature of costs
Membandingkan biaya sistem informasi melalui kehidupan sistem, analis memproyeksi berapa perubahan biaya untuk masa depan.

Untuk melakukannya, ada tiga model biaya operasi sistem informasi, yaitu :
a. Linear.
b. Exponential.
c. Step function

Biaya sistem informasi dapat terjadi sekali atau berkesinambungan.On-time costs, development costs adalah berhubungan dengan pengembangan sistem, dan recurring costs, operational costs adalah berhubungan dengan operasi sistem informasi setiap hari. Perbedaan antara one-time
(development) dan recurring (operational costs) seringkali dari pilihan materi (matter). Misalnya, pembelian sebuah komputer adalah one-time development system, sedangkan menyewa komputer yang sama adalah recurring operational cost.
Faktor sistem informasi
Beberapa faktor kualitatif yang mengarah kinerja sistem informasi yang baik :
a. Mengurangi tingkat kesalahan (increased accuracy).
b. Mengurangi waktu untuk memperbaiki kesalahan.
c. Mengurangi waktu tanggap dari workstation interaktif.
d. Mempercepat waktu penyediaan laporan (informasi).
e. Meningkatkan keamanan sistem.
f. Memperbanyak update sumber record aktif.
g. Meningkatkan kepuasaan pemakai.
Beberapa faktor tersebut dapat diukur, tetapi tidak dalam uang.
Terdapat faktor-faktor strategi perusahaan tersebut adalah sebagai berikut :
1. Kepuasan konsumen (customer satisfaction).Meningkatkan kepuasan konsumen akan tidak diragukan meningkatkan penjualan. Seperti peningkatan penjualan, bagaimanapun juga sulit untuk diprediksi dan secara kuantitatif.
2. Meningkatkan penjualan (increased sales). Sistem point of sales (POS) membebaskan dari penyimpanan tugas-tugas rekord. Manajemen mengharap penjualan staff setia terhadap waktu usaha pemasaran dan ini meningkatkan penjualan. Hanya saja penjualan akan meningkatkan kesulitan memprediksi dalam uang.

3. Komitmen konsumen dan vendor (customer and vendor commitments). Perusahaan mendesain masukan sistem secara online dan memperbolehkan konsumen langsung mengakses ke sistemnya. Konsumen sekarang terkunci(tergantung) pada sistem ini sehingga memiliki komitmen untuk setia (senang) pada perusahaan tersebut. Komitmen konsumen dan vendor sulit untuk diprediksi.
4. Information product marketing. Seringkali, sistem informasi baru dapat dipakai oleh perusahaan lainnya.Seperti American Airline menyediakan sistem informasi pemasaran produk selama tahun 1970, perusahaan mengembangkan sebuah sistem pemesanan tiket dan kemudian sistem pemasaran ini juga digunakan oleh jasa penerbangan lainnya, sehingga menjadi produk yang menguntungkan.

Here are some guidelines for presenting the system study successfully :
1. Melakukan presentasi secara singkat untuk menghindari melampaui waktu
yang diberikan.
2. Mengurangi penjelasan teknik secara detail seminimal mungkin. Lebih
baik menjelaskan teknik secara detail dalam menjawab pertanyaan spesifik
daripada tidak diminta.
3. Presentasikan secara jelas, supaya tidak berantarkan gunakan peralatan
visual.
4. Jika menggunakan model (prototyping), bawalah bring workstation
portable (laptop). Demonstrasi secara langsung adalah lebih informatif
dan menarik daripada inactive visual aids.
5. Tekankan keuntungan-keuntungan usulan sistem informasi dengan beberapa
alternatif sesuai dengan kondisi yang dialami perusahaan.
Jangan membatasi membandingkan sistem informasi lainnya. Gunakan
komparasi nilai-nilai keuangan seperti ROI (return of investment).


Go / No-go decision
Top management harus memutuskan melanjutkan (go) dengan mengembangkan sistem informasi yang baru atau memperlambat atau tidak menyetujui pengembangan sistem (no-go). Jika keputusan manajemen tingkat atas memutuskan untuk mengembangkankan sistem, departemen sistem informasi mulai melakukan proses desain (perancangan) tahap berikutnya. Jika top management tidak menyetujui usulan sistem informasi yang baru, maka systems development life cycle(SDLC) dihentikan. Jarang keputusan sesederhana itu.Sering, top management menemukan masalah dengan system study. Masalah yang tidak cukup serius menyebabkan penghentian project, tetapi mereka meminta kerja ulang (rework system study). Keputusan ini adalah dasar untuk waterwall model of systems analysis. Model menjelaskan beberapa bagian tahapan yang diulang. Kadang-kadang, departemen system informasi membuat keputusan mengulang tahapan (repeat stages) sebelum menjelaskan (mempresentasikan) system study. Dengan alternatif,keputusan mengulang sebuah tahapan SDLC sebelumnya atau tidak disebut dengan go / no-go decision. Jika top management menyetujui pengembangan usulan sistem informasi yang baru, tahap berikutnya dalam SDLC adalah system design.